Posté par Alban Delsol le 13 oct. 2020 08:14:00
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En 2010, le Directeur des comptabilités chez Novartis Pharma remarque un certain nombre de dysfonctionnements liés à l’externalisation d’une partie de la comptabilité de l’entreprise. Il constate également des problèmes de qualité de l’information comptable. Pour corriger les erreurs et améliorer les processus de l’entreprise sur le long terme, il décide de réaliser un audit dont il dresse un bilan très positif.

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« Identifier l’origine des failles, de façon à pouvoir ensuite mettre en place les bonnes procédures » : tel est, selon Marc Fournier, la raison d’être des audits de comptabilité fournisseurs menés depuis plusieurs années par ABBD au sein du groupe Novartis.

Une comptabilité externalisée à l'étranger

Novartis Pharma, leader de l’industrie pharmaceutique et premier laboratoire en France, emploie 5 000 personnes pour un chiffre d’affaires de plus de 2 milliards d’euros par an. L’entreprise déploie des services de santé et de bien-être à travers plusieurs divisions, et a externalisé une partie de sa comptabilité en la transférant à un prestataire étranger.

En 2010, un an après cette externalisation, Marc Fournier intègre Novartis Pharma au poste de Directeur des comptabilités et du reporting. « Je me suis aperçu qu’il y avait des dysfonctionnements organisationnels mais également des problèmes de qualité de l’information comptable. Nous avions par exemple des cas de doubles règlements de factures ou de la TVA non récupérée alors qu’elle aurait dû l’être », raconte Marc Fournier. Des problèmes principalement dus, d’après son estimation, au transfert de la comptabilité au CSP à l'étranger.

Identifier l'origine des dysfonctionnements

« Novartis cherche à mettre le maximum de ressources au service des patients et comme toute société bien gérée, elle doit s’attacher à déterminer ce qui ne va pas pour l’améliorer », explique-t-il. C’est pourquoi il lance un appel d’offre pour réaliser une analyse exhaustive de sa comptabilité fournisseurs. L’objectif principal de cet audit étant d’identifier les failles existantes dans la comptabilité et en expliquer l’origine, dans le but de mettre en place des actions correctives et ainsi améliorer les procédures internes.

C’est ABBD, spécialiste de l’exploration des données comptables fournisseurs, qui a été retenu pour mener à bien cette mission. « ABBD a parfaitement répondu à notre cahier des charges et nous a fait ressentir la volonté d’un vrai travail collaboratif sans jusqu’au-boutisme qui pousserait notre entreprise à prendre des risques » souligne Marc Fournier.

Un audit performant, entre data-mining et intervention humaine

Un premier audit est mené sur les années 2007 à 2009. Grâce à son logiciel propriétaire de data-mining, ABBD décèle toutes les pistes d’erreur potentielles dans les extractions comptables de Novartis Pharma. Elles sont ensuite analysées en profondeur par les consultants, qui les confrontent à la pièce justificative correspondante afin de confirmer la véracité de l’anomalie détectée. Rapidement, ce processus fait remonter une liste effective d’incidents comptables (doubles règlements, factures mal enregistrées, erreurs de comptabilité, TVA non récupérée à tort…). Un tableau de bord détaillé est alors transmis aux équipes de Novartis Pharma pour valider cette liste d’anomalies, et décider si ABBD doit se charger du recouvrement des montants ou s’il est préférable, en fonction du fournisseur, de le faire en interne. « Ils ne nous forcent pas la main, ce qui est appréciable. Nous sommes vraiment dans une démarche de partenariat » souligne Marc Fournier.

Au-delà de la méthodologie d’audit proposée par ABBD, Novartis Pharma a particulièrement apprécié le fait que la mission ne bouleverse pas le quotidien de ses équipes. « J’ai été surprise de constater que l’audit n’était pas synonyme d’une surcharge de travail pour les équipes internes. Les différentes étapes mises bout à bout se sont déroulées dans un temps relativement court, avec des échanges très efficaces, et pas chronophages pour nous » précise Audrey Coullet, Responsable de la comptabilité fournisseurs.

Découvrez le témoignage complet de Novartis Pharma

L'audit ABBD, outil de perfectionnement des processus

L’analyse de la comptabilité fournisseurs a fait remonter un certain nombre d’erreurs, provenant notamment d’un problème de transfert de connaissances vers le prestataire externe sur des points très spécifiques liés aux factures de transitaires et au dédouanement de produits. « L’opération a été très positive puisqu’elle nous a permis de récupérer des montants significatifs et impactants », souligne Marc Fournier.

Mais surtout, Novartis Pharma a utilisé les résultats de cet audit pour perfectionner ses processus comptables. Grâce au rapport de fin de mission et aux informations fournies par les équipes ABBD, l’entreprise a pu documenter les erreurs récurrentes, mettre en place des formations en interne et effectuer des ajustements afin d’éviter la répétition de ces anomalies. Des mesures qui ont porté leurs fruits : à l’issue des deux audits suivants en 2013 et 2016, le nombre d’anomalies détectées et les montants associés étaient significativement moindres.

 

Le Directeur des comptabilités et du reporting considère cette démarche d’analyse par un tiers extérieur comme « indispensable ». Il compte poursuivre cette démarche d’audits réguliers pour contrebalancer leur exposition à certains risques comme le transfert de la comptabilité à un centre externalisé à l’étranger, le turnover des équipes de ce CSP comptable, et les erreurs humaines ponctuelles. « La démarche ne mobilisant pas les équipes internes outre-mesure, les entreprises ont tout à y gagner », conclut Audrey Coullet.


Thème(s) de l'article : CSP Comptable


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