Posté par Alban Delsol le 26 juil. 2018 08:07:00
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Les doubles paiements fournisseurs sont malheureusement une réalité pour toute entreprise. Ils représentent une perte de trésorerie conséquente pouvant aller jusqu’à 0,5% du volume d’achat. Cumulés sur plusieurs exercices, ces montants perdus peuvent se chiffrer en millions d’euros pour les grands comptes.

Récupérez de la trésorerie en identifiant vos doubles paiements

Un double paiement (ou doublon) advient quand une même facture fournisseur est payée deux fois, par mégarde. Comment détecter ces anomalies ? Le recovery audit est une solution permettant de faire une analyse complète des données comptables d’une entreprise, afin d’identifier ces doublons et de procéder au recouvrement des sommes concernées.

Les origines des doublons dans la comptabilité fournisseurs

Les erreurs donnant lieu à l’apparition de doublons dans une comptabilité peuvent être structurelles ou humaines :

  • Une mauvaise numérisation d’une facture dû à l’OCR (outil de reconnaissance optique de caractères) ;
  • Une erreur de saisie comptable ;
  • Un envoi multiple de la facture : le fournisseur envoie une version papier et une version numérique, ou il envoie une deuxième fois la facture pour en accélérer le paiement (on estime que 3 entreprises sur 5 reçoivent deux fois certaines factures de leurs fournisseurs) ;
  • Une mauvaise communication entre les différentes entités d’une entreprise ;
  • Un processus de validation interne mal défini et/ou mal appliqué ;
  • Un changement dans le SI de l’entreprise, un nouvel ERP ;
  • Une modification dans la structure de l’entreprise (fusion ou acquisition par exemple) qui entraîne des erreurs dans la base fournisseurs ;
  • Des facturations intersociétés ;
  • Un traitement des factures délocalisé ;
  • Etc.

Ces erreurs peuvent engendrer deux types de doublons. Certains apparaissent de manière identique dans les écritures comptables : ce sont les plus simples à identifier.

Les autres doublons comportent une différence d’écriture : montant, numéro et date de facture, identifiant fournisseur, date de paiement... Si la plupart des ERP alertent l’utilisateur lorsqu’il s’apprête à saisir une facture déjà enregistrée, une simple variation d’un de ces champs suffit pour que le doublon passe à travers les mailles du filet. Cette deuxième catégorie de doublons est donc beaucoup plus complexe à identifier.

Certains doublons peuvent être décelés par les équipes internes, ou quand un fournisseur vigilant vous avertit. Mais la plupart du temps, ils passent totalement inaperçus et s’accumulent d’année en année.

Comment identifier les doubles paiements dans votre entreprise ?

Le data-mining permet d’explorer l’intégralité de la comptabilité fournisseurs de l’entreprise, d’en faire une analyse approfondie pour y détecter des incidents comptables.

Les logiciels d’exploration des données comptables permettent de concaténer des informations issues de sources multiples (Fichier des Écritures Comptables ou extractions des ERP et logiciels comptables) dans le but de faire un audit exhaustif. En croisant différents axes d’analyse, ils sont capables de retrouver ces doubles paiements.

Par ce biais, vous pouvez identifier non seulement vos doublons, mais aussi d’autres types de trop-payés fournisseurs comme des avoirs non enregistrés ou saisis en facture, des acomptes non récupérés, des montants de factures erronés...

Engie fait régulièrement appel à ABBD pour auditer sa comptabilité fournisseurs. Depuis 2010, plus de 2 millions d’euros de doubles paiements ont ainsi été identifiés.
Découvrez le témoignage de notre client

Le recovery audit fournisseurs : améliorez votre trésorerie, mais pas seulement

Une fois l’analyse complète, vous pouvez décider de procéder vous-même au recouvrement des montants perdus, ou confier cette tâche à une équipe de professionnels.

Le processus entier de cet audit ne requiert ainsi qu’une participation minimale de vos équipes internes, qui ont seulement à fournir les extractions comptables.

Au delà du cash récupéré, les résultats et conclusions d’audit permettent d’ajuster et sécuriser les processus internes, notamment le processus commandes-factures, en se basant sur des faits avérés.

Enfin, cela permet de diminuer le risque de malversations. Le coût lié à la fraude achat est en effet estimé à plusieurs milliards d’euros en France.

 

Téléchargez l'étude de cas : Les doubles paiements fournisseurs dans tous leurs états

 

Catégories : Double paiement, Audit

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